Part Four - The Executive Offsite Series
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Autor: Maik Neubauer - Partner & Senior Advisor - DECOMPLEXITY Europe
In einer Reihe von kurzen Artikeln werden wir in dieser Serie wesentliche Erfahrungen aus der Begleitung und Moderation von Management-Offsites und Strategiemeetings zusammenfassen und einen Leitfaden für die optimale Gestaltung von Strategie- und Executive-Offsites sowie einer wirksamen Nachbereitung geben.
Dieses ist Teil 4 der Serie.
Den Prolog dieser Serie findet man unter diesem Link:
Den ersten Teil dieser Serie findet man unter diesem Link:
Den zweiten Teil dieser Serie findet man unter diesem Link:
Den dritten Teil dieser Serie findet man unter diesem Link:
Die hohen Erwartungen an die jährlich stattfindende Strategie-Offsites erfordern eine exakte Vorbereitung, um sicherzustellen, dass Ergebnisse erzielt werden, die durch die Teams im nachhinein auch umgesetzt werden können.
Im Netz und in der Literatur herrscht kein Mangel an Ratschlägen für Führungskräfte zur Durchführung eines Meetings. Es gibt aber so gut wie keine Anleitungen für die Gestaltung von effizienten Strategie-und Executive-Offsites.
Ein 50 Tage Plan - Best-Practice für Strategie-Offsites
Auf Basis unserer Erfahrungen aus der Begleitung von vielen Strategie-Offsites empfehlen wir einen exakt getakteten 50 Tage Plan für die Vorbereitungsphase. Eine unzureichende Vorbereitung dieses wohl wichtigsten Meetings des Jahres ist unverzeihlich und führt zu einem hohen internen Reputationsverlust für das Top Management.
Zu oft kehrt das Management von einem Strategie-Offsite oder Jahreskickoff-Meeting mit einem „ausser Spesen nichts gewesen Gesichtsausdruck“ zu ihren Teams zurück. Die hohe Erwartungshaltung von Mitarbeitern wird in den wenigsten Fällen erfüllt.
Ein 50 Tage Plan für die Vorbereitung eines erfolgreichen Strategie Offsite Meetings haben wir bereits in Teil 3 dieser Artikelserie vorgestellt.
Ein sehr wichtiger Teil der Vorbereitung eines Offsite Meetings ist die Zusammenstellung und eine rechtzeitige „Versorgung“ der Teilnehmer mit relevanten Daten. Auch hier gilt - Weniger ist mehr…
Viele Vorstandsstäbe oder Strategieabteilungen verteilen vor dem Strategieoffsite umfangreiche Businesspläne, Artikel oder sogar Bücher, obwohl niemandem zugemutet werden kann, neben seinem Tagesgeschäft erhebliche Pre-Readings zu verarbeiten, von denen große Teile für die Ziele des Strategieoffsites ohnehin zu detailliert oder sogar irrrelevant sind.
Digitale Kollaborationsplattformen schaffen neue Möglichkeiten
Anstatt die Teilnehmer mit einer zu großen Menge an Informationen zu überfordern, ist es für ein Strategieoffsite auf Basis unser Erfahrung extrem hilfreich vorab ein digitales Factsheet (z.B. auf Basis von modernen Kollaborationsplattformen wie Miro oder Mural) aufzubauen und so eine vernetzte und aktuelle Übersicht von Daten über das Unternehmen, spezifische Geschäftsbereiche, Kunden und Wettbewerber zusammenzustellen, um so eine fundierte Grundlage für das Offsite zu schaffen.
Im Idealfall arbeiten die Teilnehmer bereits im Vorfeld gemeinsam an der Zusammenstellung dieser Fakten. Digitale Kollaborationstools sind hervorragend geeignet diese Vorarbeiten auch über Lokations-, Ländergrenzen oder sogar Zeitzonen hinweg in einer internationalen Organisation zu ermöglichen.
Um innovative Sichtweisen auf mögliche Wachstumsoptionen, Geschäftsfelddiversifizierung, und Produktinnovationen vor einem Offsite zu liefern, bieten sich auch Artikel aus Managementliteratur, dem Harvard Business Review oder ausgewählte Artikel aus dem Fundus von Managementberatungen an. Hier finden sich viele Impulse für ein "Querdenken" und die Diskussionen in Strategieoffsites.
Wie machen es andere?
Auch Casestudies von Wettbewerbern oder auch aus gänzlich anderen Branchen helfen in vielen Fällen konstruktive Problemlösungen in Strategieoffsites zu initiieren und die Probleme im eigenen Unternehmen aus einer neuen Perspektive zu beleuchten. Diese Diskussionen benötigen aber Zeit und diese muss in der Agenda für das Offsite ausreichend vorgesehen werden.
Pre-Reading ist Pflicht
Machen Sie den Teilnehmern bei der Verteilung der Daten und Hintergrundinformationen klar, dass erwartet wird, dass sie diese vor dem Offsite lesen und sich bei Fragen auch vorher melden sollen. Das Offsite sollte keine „Lesestunde“ werden, um dieses Material zu präsentieren oder durchzugehen.
Wir empfehlen dem Executive Sponsor der Offsites, die wir moderieren oder begleiten generell den Teilnehmern zu verbieten vorab verteiltes Material noch einmal im Offsite vorzustellen.
„Die wertvolle Zeit im Strategieoffsite soll genutzt werden, um Probleme zu diskutieren und entsprechende Entscheidungen zu treffen“. Ein Offsite ist kein Ort, in der zehn hochbezahlte Manager PowerPoint-Folien durchgehen"
Wenn die wesentlichen Agendapunkte für das Offsite festgelegt wurden, ist es empfehlenswert mit allen Teilnehmern die Agenda in einem individuellen Gespräch durchzugehen und so die individuellen Erwartungshaltungen aber auch die erforderliche Informationsbreite für das Offsite vorher abzustimmen. Agendapunkte, die aufgrund von fehlenden, unvollständigen oder fehlerhaften Informationen oder Daten nicht oder nur lückenhaft bearbeitet werden können, haben das Potenzial ein Offsite komplett zu „sprengen“.
Jede Arbeitsstunde, die in eine gewissenhafte Vorbereitung eines Offsites investiert wird, zahlt sich im und nach dem Offsite mehrfach aus.
In der nächsten Folge werden wir den Einfluss der Unternehmenskultur auf Offsite-Meetings beleuchten.
Stay tuned!