Part One - The Executive Offsite Series
Maik Neubauer - Partner & Senior Advisor - DECOMPLEXITY Europe
In einer Reihe von kurzen Artikeln werden wir bis Ende Januar wesentliche Erfahrungen aus der Begleitung und Moderation von Managementoffsites und Strategiemeetings zusammenfassen und einen Leitfaden für die optimale Gestaltung von Strategie- und Executive Offsites und einer wirksamen Nachbereitung geben. Dieses ist Teil 1 dieser Serie.
Den Prolog dieser Serie findet man unter diesem Link:
Von allen Meetings, an denen Geschäftsführer, Vorstände oder Führungskräfte im Jahr teilnehmen, ist das Strategie-Offsite im ersten Quartal die wichtigste Veranstaltung im ganzen Geschäftsjahr.
Neben diesen Strategie-Offsites, gibt es aber weitere gute Gründe Offsite Meetings zu organisieren.
Es gibt zwei Arten von Offsites - die "Harten" und die "Weichen"
Aufgrund unserer Begleitung von vielen Offsites würden wir generell alle Offsite-Meetings in zwei Kategorien unterteilen - die „Hardfact-Offsites“ und die „Softfact-Offsites“.
Generell tun sich (fast) alle Unternehmen und Managementteams sehr schwer damit Zeit für Offsite-Meetings im jährlichen Kalender zu reservieren oder aus Sicht von einigen sogar zu ‚opfern‘.
„Wir haben keine Zeit, es beim ersten Mal richtig zu machen, aber wir finden Zeit und die Mittel, es zweimal (oder mehrfach) zu tun.
Viele Unternehmen unterschätzen leider immer noch den Wert von Offsite-Meetings, egal mit welchem Ziel diese Meetings durchgeführt werden und agieren nach dem Motto „Wir haben keine Zeit, es beim ersten Mal richtig zu machen, aber wir finden Zeit und die Mittel, es zweimal (oder dreimal) zu tun.
Unternehmen die jedoch den Wert von gut organisierten Offsites erlebt und verstanden haben, tendieren dazu aus dem üblichen singulären Jahreskickoffevent eine Serie von zwei oder sogar drei Offsites zu gestalten - die entsprechende nachhaltige Wirkung erzeugen können.
Typen von Offsites-Meetings
Unter den „Hardfact-Offsites“ ordnen wir zunächst das klassische Strategie-Offsite (siehe auch Prolog (Part Zero) dieser Artikelserie) sowie Programm-Offsites ein.
- Strategie-Offsites sind von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, umfassende Probleme zu lösen oder sich mit der mittelfristigen strategischen Ausrichtung des Unternehmens zu befassen. Durch die immer kürzer werdenden Strategiezyklen sollten Strategieoffsites mindestens 2x pro Jahr geplant werden.
- Programm-Offsites sind ein Mittel, um gezielt große Unternehmens(transformations)projekte zu initiieren und die wesentlichen Beteiligten aus verschiedenen Unternehmensbereichen für 2-3 Tage zusammenzubringen und auf die Projektziele „einzuschwören“. Ziel: Ein gemeinsames Verständnis und ein gemeinsam erarbeiteter Meilensteinplan sowie eine Basis für die anstehende Projektgovernance und Kommunikationsstrukturen zu schaffen.
Zu den „Softfact-Offsites“ zählen wir Teambuilding-Offsites sowie Learn&Experiment-Offsites.
Teambuilding-Offsites wird vor allem genutzt um eine Vertrauensbasis sowie eine effiziente Kommunikationsbasis in neuen Teams oder nach Unternehmensrestrukturierung bzw. Unternehmenszusammenschlüssen zu schaffen. Angst ist eine weit verbreitete Emotion am Arbeitsplatz. Mehr als 60% der Mitarbeiter halten ihre Vorschläge, Gedanken und Ideen zurück. Daher sind Teambuilding-Offsites hervorragend geeignet einen sicheren Raum für die zukünftige Zusammenarbeit zu schaffen. Sogenannte Team-Alignment Meetings, die Probleme in bestehenden (Management-)Teams herausarbeiten und beseitigen sollen ordnen wir in diese Kategorie ein.
Learn&Experience Offsites sind die klassischen Management Trainings, um neue (Führungs-)Methoden zu erlernen oder zu vertiefen oder als Team neue Kollaborationsansätze unter Laborbedingungen zu verproben, die dann im Unternehmensalltag skaliert werden sollen.
Alle diese Offsites haben ihre Berechtigung und alle sind - wenn entsprechend vorbereitet - ein Vielfaches der eingesetzten Zeit und Mittel wert.
Auch sogenannte „Sun&Fun“ Meetings, d.h. meist ein- bis zweitägige Teambuildingmeetings mit "Socializingschwerpunkt", können die Zusammenarbeit in Teams und im Unternehmen verbessern. In vielen Fällen „verpuffen“ die Investitionen in diese Art von Meetings aber sehr schnell wieder. Daher empfehlen wir immer auch „Sun&Fun“ Teambuilding-Offsites mit klaren Zielen und einer klaren Agenda zu versehen und Follow-Up Aktivitäten mit den Teams herauszuarbeiten. Der Tag Wandern in den Alpen ist nett, kann aber auch neue Konflikte oder sogar Rivalitäten zwischen Teams schaffen. Daher müssen auch diese Art von Meetings gut geplant werden.
Im nächsten Teil dieser Artikelserie zeigen wir auf, in welchen Unternehmenssituationen die verschiedenen o.g. Offsite-Typen am besten eingesetzt werden und welche generelle Planungsstruktur hinter allen Offsites stehen sollte.
Stay tuned!